Gestion des salles de conférence en temps de COVID
Gestion des salles de conférence en temps de COVID

Dans le monde du travail de l'après COVID-19, les entreprises et les employés doivent trouver le juste équilibre entre la poursuite des activités habituelles et le recours à la distanciation sociale.

Les salles de conférence présentent un risque spécifique de distanciation sociale. Elles sont conçues pour enfermer des groupes de personnes dans un espace fixe pendant de longues périodes. À l'aide des données sur la densité et des commentaires de nos clients, nous nous sommes penchés sur les principales considérations relatives à l'utilisation des salles de conférence et à la distanciation sociale après COVID-19 :

  1. Les salles de conférence sont-elles utilisées d'une manière qui présente des risques de distanciation sociale ?
  2. Si oui, que peuvent faire les équipes sur le lieu de travail pour atténuer ces risques ?
  3. Comment les équipes sur le lieu de travail peuvent-elles savoir si ces mesures d'atténuation sont efficaces ?

Salles de conférence et risques

  • Les salles de conférence sont souvent occupées par une seule personne - 36 % du temps.
  • 85 % des réunions comptent moins de 7 participants.
  • 6% des réunions comptaient 10 participants ou plus
  • Les salles de 2 à 4 personnes étaient 2 fois plus susceptibles d'être en surcapacité que les salles de 5 personnes.

Il s'agit d'une information importante. Dans 36 % des cas, les salles de conférence sont utilisées de manière à ne pas présenter de risque de distanciation sociale. Les réunions de petite taille sont beaucoup plus fréquentes que les réunions de grande taille, ce qui laisse entrevoir la possibilité pour les réunions de petite taille de s'installer dans des salles de conférence sans que les réunions de grande taille ne soient surchargées.

Pour en savoir plus sur les mesures covid : http://centre-bbs.com/salle-de-reunion-mesures-covid-19/

Les petites salles de conférence (de 2 à 4 personnes) sont les plus susceptibles d'atteindre ou de dépasser leur capacité, ce qui signifie qu'elles doivent être prioritaires pour les efforts de réduction de la distanciation sociale.

Comment encourager la distanciation sociale

Toute salle de conférence présente un risque de distanciation sociale en rassemblant un groupe de personnes dans un espace clos pendant la durée de la réunion. Pour contrer ce risque, la solution est simple : laisser entrer moins de personnes afin d'avoir plus de flexibilité pour maintenir la distance sociale.

Les équipes sur le lieu de travail peuvent y parvenir en fixant des limites de capacité COVID-19 inférieures aux limites de capacité actuelles de toutes les salles de conférence.

Cependant, limiter davantage la capacité de manière générale pourrait entraîner une pénurie de salles de conférence de taille appropriée. Comme nous l'avons noté dans notre indice du lieu de travail, la fréquence des petites réunions par rapport aux grandes réunions indique que les petits groupes ont amplement l'occasion de profiter des grandes salles sans que cela n'ait d'incidence sur les réunions des grands groupes qui ont intrinsèquement besoin de plus d'espace.

La gestion du retour au travail après la pandémie de COVID-19 comporte de nombreux risques et incertitudes pour les équipes et les employés. La proximité de personne à personne est un défi particulier inhérent aux salles de conférence. Les entreprises doivent s’équiper afin d’apporter à leurs équipes les ressources nécessaires pour identifier les salles de conférence les plus susceptibles de présenter un risque de distanciation sociale.

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